Blogit ja uutiset

Pureskelemme selkokielelle polttavat juridiset aiheet.

Sosiaalisen median juridiikkaa – 3 kysyttyä

Kirjoittanut Sini Suutari | 22.3.2016 11:00

Sini_Someco_270x270.png

Laki on laki, sanotaan. Mutta varsinkin kun kyse on sosiaalisesta mediasta, lain tulkitseminen tuntuu joskus ”tavallisen tallaajan” näkökulmasta lievästi sanottuna monimutkaiselta. Tapasin lakiasiaintoimisto Fondian Senior Legal Counselin Sari Koskelan, jonka kanssa puimme organisaatioiden sosiaalisen median käyttöön ja markkinointiin liittyvää juridista problematiikkaa.

”Tällä kentällä haasteita aiheuttaa ennen kaikkea teknologian ja palveluiden nopea kehitys. Säännökset laahaavat perässä. Esimerkiksi sähköisen suoramarkkinoinnin ennakkolupa ymmärretään usein väärin. Usein yritykset eivät myöskään anna etukäteen tarpeeksi tietoa sille, jonka tietoja kulloinkin kerätään.”

koskela.jpg

Tässä bloggauksessa nostan esille kolme markkinoinnin maailmassa puhututtavaa aihetta. Millaista juridiikkaa liittyy valokuvakilpailuihin ja kuvien uudelleenjakamiseen tai Facebook-mainontaan? Entä mitä juridista pitäisi ottaa huomioon henkilöstön sosiaalisen median ohjeistusta tehdessä? 

Kuvakilpailut ja re-grammaus

Kuluttajia usein innostetaan osallistumaan kuvakilpailuun merkitsemällä kuva tietyllä hashtagilla Instagramissa. Toisinaan kuvia myös nostetaan Instagramista verkko- tai kampanjasivustolle esille ilman, että kuvien käyttöön omissa yhteyksissä on pyydetty lupaa.

Kuvakilpailuja voi kyllä järjestää, mutta osallistuvien kuvia ei voi ottaa markkinointitarkoituksiin lupaa pyytämättä. Ongelmia on edessä varsinkin silloin, jos hashtag on monimerkityksellinen tai muutoin yleinen ja käyttäjä voi osallistua kisaan täysin tietämättään. Yksinkertaisesti: Yritys ei voi omistaa hashtagia. Ei siis voi todeta, että kuka tahansa Instagramin käyttäjä hyväksyy kilpailun säännöt käyttämällä tiettyä yksittäistä hashtagia.

Ratkaisu on tuoda kilpailun säännöt selkeästi esille ja käyttää useampaa ehtoa osallistumiseen. Suosittelen ottamaan mallia vaikkapa Fazerilta: tunnusta @fazersuomi ja hashtagia #fazercafeaamu tuskin kukaan vahingossa liittää kuvaansa.   

Fazer.jpg

Holiday Inn taas toimi oivaltavasti havahtuessaan, että he haluaisivat uudelleenjulkaista ja ns. “re-grammata” jakamani kuvan. Brändi kysyi asiaa kommentoimalla ja kertoi osoitteen, jossa pääsen tutustumaan tarkemmin kuvalle suunniteltuun käyttötarkoitukseen. Minun tuli vain vastata kommentilla ”#agree”, mikäli hyväksyisin linkin takaa avautuvat ehdot. Instagramin käytön ammattimaistuessa suosittelen vastaavaa toimintatapaa kaikkeen uudelleenjakamiseen.

Holiday_Inn_Sinin_kuva.png

Holiday_Inn_terms.png

 Tarkistuslista kuvakilpailun järjestäjälle:

  • Laadi kilpailulle selkeät säännöt ja pyydä tarvittavat luvat (esim. sähköinen suoramarkkinointilupa, luvat kuvien käyttöön, lupa kuvissa tunnistettavasti esiintyviltä henkilöiltä) – huomaa, että yksi hashtag ei riitä sääntöjen hyväksymisen ja kisaan osallistumisen ehdoksi.
  • Mieti, mihin tulet käyttämään keräämiäsi henkilötietoja – muista informoida etukäteen, mihin tarkoitukseen ja mitä henkilötietoja keräät.
  • Liitä henkilötietojen käsittelyyn liittyvä informaatio kilpailun sääntöjen yhteyteen. Huom! Määritä myös, kuinka pitkään säilytät kuvia ja muita henkilötietoja.
Henkilöstön sosiaalisen median käytön ohjeistus 


Erityisesti työntekijälähettilyyden suosion kasvaessa törmäämme Somecolla säännöllisesti kysymyksiin siitä, milloin yrityksellä on oikeus puuttua työntekijän viestinnän ylilyönteihin, jotka tapahtuvat työntekijän henkilökohtaisissa sosiaalisen median profiileissa.

Koskela neuvoo, että lähtökohtaisesti sosiaalisen median käyttöä koskettavat ohjeet ovat sekä työntekijän että työnantajan suoja ja ohjenuora.

”Näinä aikoina työnantajan on hyvä linjata ohjeissa selkeästi, kielletäänkö työntekijöiltä sosiaalisen median käyttö työaikana vai kenties kannustetaanko työntekijää puhumaan palveluista tai tuotteista sosiaalisessa mediassa. Kirjallinen ohjeistus mahdollistaa myös paremmin ohjeiden vastaiseen toimintaan puuttumisen.”

Erityisen tärkeää kuitenkin on, että ohjeet on asianmukaisesti käyty henkilöstön kanssa läpi – konkreettiset esimerkit auttavat ymmärtämään ohjeen sisällön. Koskela kannustaa yrityksiä korostamaan ohjeistuksessa lojaliteettivelvoitetta, immateriaalioikeuksiin (kuten tekijänoikeus, tavaramerkki) ja salassapitoon liittyviä vaatimuksia sekä tarvittaessa myös mainonnan pelisääntöjä.

Esimerkkejä someohjeistukseen löydät vaikkapa Yleltä ja Soneralta. Tiivistetyn ohjeen lisäksi erillisessä sisäisesti jaetussa ohjeessa kannattaa kuitenkin käydä yksityiskohtaisemmin läpi esimerkiksi työntekijöiden erilaiset roolit.

Juridisesta näkökulmasta olennaista sosiaalisen median ohjeistuksessa on kertoa muun muassa:

  • Kenen tehtäviin kuuluu viestiä työnantajan asioista?
  • Kuka organisaatiossa tekee virallista viestintää? Kuka hoitaa viestinnän kriisitapauksissa?
  • Miten ja mihin tarkoitukseen työsähköpostia saa käyttää sosiaalisessa mediassa ja verkossa ylipäätään?
  • Missä profiileissa kukakin edustaa myös työnantajaa? Huomaa, että ohjeistusta voi aina tarkentaa myös osastokohtaisesti.
Facebook-mainonnan kohdentaminen asiakasrekisterin tiedoilla

Facebookin mainosmuodot mahdollistavat muun muassa sen, että mainontaa voidaan kohdentaa henkilölle puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen perusteella. Tässä kohdennuksessa on paljon potentiaalia, kun halutaan esimerkiksi tavoittaa vain yrityksen nykyiset asiakkaat, joiden yhteystiedot jo löytyvät asiakasrekisteristä.

Käytännössä kohdennus toimii siten, että Facebook tekee ”matchin” mainostajan ja käyttäjän antamien tietojan välillä. Mikäli käyttäjä on siis kertonut Facebookille omistavansa tietyn sähköpostiosoitteen ja sama osoite löytyy mainostajan mainostyökaluun syöttämästä sähköpostien listauksesta, mainostajan mainontaa näytetään Facebookin käyttäjälle sähköpostiosoitteen perusteella. Facebook ei kuitenkaan luovuta henkilötietoja mainostajalle - palvelu perustuu yhtiön käyttöehtoihin.

Mainonnan kohdentamiseen Facebookissa ei tarvitse samalla tavalla pyytää etukäteissuostumusta kuin sähköiseen suoramarkkinointiin (eli siihen, että lähetät kuluttajalle sähköposti-, teksti- tai multimediaviestejä). Ennen kuin asiakkaiden sähköpostiosoitteita tai puhelinnumeroita voidaan käyttää esimerkiksi Facebookissa markkinointitarkoituksiin, tulee kuitenkin varmistaa, että tiedot on kerätty asianmukaisella tavalla ja informointivelvollisuus on täytetty. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tietosuojaselosteet on laadittu ennen tietojen keräämistä ja ne ovat asiakkaan saatavilla esimerkiksi yrityksen nettisivuilla. Hyvää ohjeistusta aiheesta löydät Kilpailu- ja Kuluttajaviraston sivuilta.

Summasummarum: Suunnittele!

Koskelan mukaan on tärkeää varata kunnolla aikaa markkinoinnin ja kampanjoiden suunnitteluun. Sosiaalisen median markkinoinnin merkitys on kasvanut niin suureksi, ettei yritysten ja brändien kannata toivoa voivansa vedota sosiaalisen median määrittelemättömyyteen. Myöskään kiire tahi tietämättömyys ei käy selitykseksi käräjillä.

Sini Suutari toimii johtavana konsulttina sosiaalisen median suunnannäyytäjäyritys Somecossa

someco.png

Aiheita: vieraskynä

Kommentoi